Telefonakquise-Agentur finden: Sieben Fragen vor dem Auftrag

Auf Ihrem Schreibtisch liegen drei Angebote. Alle drei versprechen Termine mit Entscheidern. Alle drei sprechen von langjähriger B2B-Erfahrung. Und bei allen dreien fragen Sie sich, wer da später eigentlich für Ihr Unternehmen am Telefon spricht.

Die Frage ist berechtigt. Eine Telefonakquise-Agentur ruft nicht irgendwen an. Sie ruft Ihre Wunschkunden an. Unter Ihrem Namen. Ein schlechtes Gespräch ist deshalb kein verlorener Anruf, sondern ein verbrannter Kontakt.

Hochglanzangebote helfen bei dieser Entscheidung wenig. Die richtigen Fragen im Erstgespräch schon. Hier sind die sieben, die wir an Ihrer Stelle stellen würden. Auch uns.

1. Wer telefoniert für Sie?

Viele Agenturen verkaufen über die Geschäftsführung und telefonieren dann mit wechselnden Freelancern. Das muss nicht schlecht sein. Sie sollten es aber wissen.

Fragen Sie konkret nach: Sind die Menschen am Telefon fest angestellt? Wie lange sind sie schon dabei? Bleibt dasselbe Team über die gesamte Laufzeit an Ihrem Projekt? Bei erklärungsbedürftigen Produkten und Dienstleistungen zählt Kontinuität. Wenn Ihre Wunschkunden beim zweiten und dritten Kontakt dieselbe Stimme hören, entsteht Vertrauen. Ruft jedes Mal jemand anderes an, wirkt das wie ein Callcenter, auch wenn keines dahintersteckt.

2. Wie arbeitet sich das Team in Ihr Produkt ein?

Ein IT-Leiter merkt nach zwei Sätzen, ob jemand versteht, wovon er spricht, oder nur Begriffe aufsagt. Woran man gute Telefonakquise im B2B erkennt, entscheidet sich lange vor dem ersten Anruf.

Fragen Sie deshalb nach dem Kickoff. Wie lange dauert er? Wer ist dabei? Erarbeitet die Agentur gemeinsam mit Ihnen ein Ideal Customer Profile, oder bekommt sie eine Adressliste und legt los? Gute Antworten klingen nach Arbeit. Schlechte klingen nach „Schicken Sie uns einfach Ihre Unterlagen“.

3. Gibt es ein Skript?

Diese Frage verrät viel. Ein starres Skript funktioniert bei einfachen Produkten. Bei erklärungsbedürftigen Produkten und Dienstleistungen bricht es beim ersten Einwand zusammen, weil der Entscheider genau die Rückfrage stellt, die im Skript nicht vorkommt.

Bei uns gibt es einen roten Faden durch das Gespräch, aber kein Skript. Der Rest ist Zuhören, das Thema wirklich verstehen und Empathie. Fragen Sie jede Agentur, wie sie mit Einwänden umgeht, die niemand vorhergesehen hat. An der Antwort erkennen Sie, ob dort gedacht oder abgelesen wird. Die typischen Fehler beim Cold Calling beginnen fast immer an dieser Stelle.

4. Was zählt als Termin?

Hier unterscheiden sich die Angebote am stärksten, auch wenn sie auf dem Papier gleich aussehen. Für manche Agentur ist schon „Melden Sie sich in drei Monaten wieder“ ein Termin. Für Sie ist das keiner.

Lassen Sie sich im Erstgespräch genau erklären, was die Agentur unter einem Termin versteht. Eine Definition, die für jedes Projekt gilt, gibt es nicht. Wer bei Ihren Kunden mitentscheidet und wann Bedarf wirklich erkennbar ist, hängt von Ihrem Produkt und Ihrem Markt ab. Bei uns legen wir das deshalb im Kickoff gemeinsam fest. Eines gilt aber immer: Ein „Rufen Sie mich nochmal an“ ist kein Termin.

Verloren ist dieser Kontakt deshalb noch lange nicht. Viele Entscheider sagen heute „noch nicht“, weil das Budget erst im nächsten Quartal steht oder gerade ein anderes Projekt läuft. Fragen Sie deshalb auch: Was passiert mit diesen Kontakten? Wir verstehen uns als externe Vertriebseinheit, nicht als Terminlieferant. Solange unsere Zusammenarbeit läuft, fassen wir nach, bleiben dran und melden uns zum richtigen Zeitpunkt wieder. Genau daraus entstehen oft die Termine der kommenden Monate. Warum ein Nein im B2B-Vertrieb oft nur ein Noch-nicht bedeutet, haben wir hier beschrieben.

5. Welche Terminquote ist realistisch?

Wer Ihnen im Erstgespräch zweistellige Quoten verspricht, ohne Ihren Markt zu kennen, verkauft Ihnen eine Zahl. Bei uns liegt die Terminquote bei 3 bis 9 Prozent. Darin stecken ausschließlich relevante Termine, kein „Rufen Sie mich nochmal an“. Warum das ein guter Wert ist, lesen Sie im Beitrag über realistische Terminquoten in der Kaltakquise.

Fragen Sie außerdem nach dem Zeitrahmen. Bei uns stehen die ersten Termine meist 5 bis 10 Tage nach dem Kickoff im Kalender. Bis aus diesen Terminen Aufträge werden, vergehen bei langen B2B-Verkaufszyklen 6 bis 10 Monate. Eine Agentur, die beides vermischt, weckt Erwartungen, die keiner erfüllen kann.

6. Wie oft erfahren Sie, was am Telefon passiert?

Anrufzahlen allein sagen wenig. Wertvoll ist, was die Entscheider sagen. Welche Einwände kommen? Welche Themen brennen gerade? Wo tickt der Markt anders als gedacht?

Fragen Sie, wie oft und in welcher Form Sie Rückmeldung bekommen. Bei uns gibt es jede Woche einen schriftlichen Bericht mit Statistik und einen Update-Call, dazu einen Monatsbericht. Wenn man sich gut kennt und die Kampagne eingespielt ist, reicht später auch ein Call alle zwei Wochen. Diese Gespräche sind keine Pflichtübung. In ihnen entstehen die Erkenntnisse, mit denen Sie Zielgruppe, Ansprache oder Angebot nachschärfen und Ihr Unternehmen weiterbringen, während die Kampagne läuft. Welche Kennzahlen in der B2B-Akquise wirklich aussagekräftig sind, sollten Sie vorher gemeinsam festlegen.

7. Kennt die Agentur Ihre Branche?

Nicht jede Agentur passt zu jedem Markt. Wer Versicherungen oder Energieverträge am Telefon verkauft, arbeitet anders als jemand, der Software an IT-Leiter oder Messtechnik an Produktionsleiter heranträgt.

Fragen Sie nach Projekten in Ihrer Branche und lassen Sie sich erzählen, wie sie gelaufen sind. Wir arbeiten seit 2011 für Unternehmen mit erklärungsbedürftigen Produkten und Dienstleistungen, vor allem für IT- und Softwareunternehmen, Unternehmensberatungen und den Maschinenbau.

Warnsignale im Angebot

• Eine feste Zahl an Terminen pro Monat, bevor über Ihre Zielgruppe gesprochen wurde
• Kein Wort zu Kickoff oder Einarbeitung
• Auf die Frage, wer für Sie telefoniert, gibt es nur ausweichende Antworten
• Termine werden nach Menge bewertet, nicht nach Relevanz

Fazit

Die richtige Telefonakquise-Agentur erkennen Sie nicht am Angebot, sondern am Erstgespräch. Wenn dort mehr gefragt als versprochen wird, sind Sie auf dem richtigen Weg. Und achten Sie darauf, ob eine Agentur nur Termine zählt oder auch an den Kontakten dranbleibt, die heute noch nicht so weit sind.

Sie möchten uns diese sieben Fragen direkt stellen? Gerne. Im kostenfreien Erstgespräch beantworten wir jede davon. Wie wir arbeiten, lesen Sie vorab auf unserer Seite zur Telefonakquise für erklärungsbedürftige B2B-Produkte und Dienstleistungen.

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Häufige Fragen

Was macht eine Telefonakquise-Agentur?

Sie spricht im Auftrag eines Unternehmens potenzielle Kunden am Telefon an, vereinbart Termine mit Entscheidern und bleibt an den Kontakten dran, die noch nicht so weit sind. Eine gute Agentur arbeitet dabei wie eine externe Vertriebseinheit. Das Verkaufsgespräch führt danach das beauftragende Unternehmen selbst.

Woran erkenne ich eine seriöse Telefonakquise-Agentur?

Daran, dass gemeinsam mit Ihnen festgelegt wird, was als Termin zählt. Außerdem an einem festen Team, einer gründlichen Einarbeitung in Ihr Produkt, regelmäßiger Rückmeldung und an Quoten, die zu Ihrem Markt passen statt zu einem Werbeprospekt.

Wie schnell bringt eine Telefonakquise-Agentur erste Termine?

Bei uns stehen die ersten Termine meist 5 bis 10 Tage nach dem Kickoff fest. Bis daraus Aufträge werden, vergehen bei erklärungsbedürftigen B2B-Produkten und Dienstleistungen oft 6 bis 10 Monate.

Was ist der Unterschied zwischen einer Telefonakquise-Agentur und einem Callcenter?

Ein Callcenter arbeitet meist nach Volumen und Skript. Eine spezialisierte Agentur für B2B-Kundenakquise arbeitet sich in Ihr Produkt ein und führt Gespräche auf Augenhöhe mit Entscheidern. Bei erklärungsbedürftigen Produkten und Dienstleistungen macht das den Unterschied.

Lohnt sich eine Agentur auch für sehr erklärungsbedürftige Produkte und Dienstleistungen?

Gerade dann, wenn das Team Ihr Thema wirklich versteht. Je komplexer das Angebot, desto wichtiger sind Einarbeitung, Kontinuität im Team und ein Gesprächsleitfaden ohne Skript.